Sales và kế toán suốt ngày gây nhau vì thủ tục rườm rà, phải làm sao đây?

Em nghĩ vấn đề này xảy ra cũng là chuyện bình thường nhưng mấy ngày nay team sales em liên tục xảy ra vấn đề với phòng kế toán làm tụi em rối cả lên, không tập trung vào sales được nên thấy khó chịu lắm. Số là team em có khoảng 8 bạn mà phải làm việc với hơn 300 khách hàng doanh nghiệp từ khâu trước và chăm sóc khách hàng sau sales luôn ạ. Vì thế lượng công việc và target cũng khá cao. Tuy quản lý team sales 8 bạn không phải là nhiều nhưng vì là sản phẩm dịch vụ nên đa số các bạn sales của em rất giỏi, làm việc với khách hàng rất tốt và chuyên nghiệp. Trong đó có khoảng 2 bạn còn hơi non nên gặp nhiều sơ xuất về thủ tục, nhiều khi các bạn điền số hợp đồng bị sai, quên lấy thông tin để xuất hoá đơn đỏ nên hay bị kế toán hỏi rồi mới lấy…. Bạn kế toán bên em thì hay có cái kiểu vơ đủa cả nắm nên hay nói bóng gió “team sales” ai cũng làm sai, thiếu sót. Trong đó team sales của em có rất nhiều bạn làm việc rất hệ thống, chuẩn mực là sales cực kỳ giỏi nhưng hay bị nhạy cảm. Vì thế khi nghe những câu nói trên thì tự ái, giận rồi xin nghỉ việc luôn. Tìm một sales giỏi và đào tạo họ làm việc tốt thật sự là một nổ lực rất khó khắn cho em. Em đang chán hết sức và cũng không biết nói sao vì em cũng đã khuyên bạn kế toán nói chuyện phải để ý nhiều lần mà vẫn chứng nào tật nấy. Vì thế em viết ra đây mong nghe được góp ý của các anh chị nên giải quyết vấn đề này như thế nào chứ giờ em ghét , em buông luôn, không thèm làm gì hết á, cũng không thèm nói chuyện với bên phòng kế toán luôn ạ.

Chào bạn Ngọc Lunny,

Mọi Doang nghiệp đều có qui định - nội qui cụ thể cho hoạt động của nó, trong đó, mỗi một bộ phận, một cá nhân đều có qui định về quyền và nghĩa vụ một cách rõ ràng.

Nghiệp vụ Kế toán là một lĩnh vực tương đối đặc thù trong Doanh nghiệp nơi được cho là "cứng nhắc" nhất so với những bộ phận khác. Kế toán làm việc dựa trên hồ sơ, chứng từ và con số cụ thể một cách "khô khan".

Mọi bộ phận trong Doang nghiệp, ngoài nhiệm vụ mang tính nghiệp vụ còn có nhiều nhiệm vụ "ngoài lề" khác như: hợp tác, phối hợp với các bộ phận khác, tuân thủ mọi qui định - nội qui của Doanh nghiệp...trong đó nhiệm vụ phải cung cấp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho Phòng Kế toán là một phần không thể thiếu đối với toàn thể Phòng - Ban và các cá nhân trong Công ty.

Nếu mỗi cá nhân trong Công ty đều không thực hiện đúng trách nhiệm này thì mọi gánh nặng sẽ dồn vào Phòng Kế toán. Họ phải tìm mọi cách chạy chọt, sắp xếp, tìm - mua hóa đơn đầu vào, quà cáp...để "hợp thức hóa" những chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và cả những chi phí không được chấp nhận bởi cơ quan Thuế.

Ta thử làm một phép tính đơn giản: một Doanh nghiệp có 100 nhân viên, mỗi nhân viên có 4 lần trong năm (quá ít phải không?) không có hóa đơn hợp lệ cho Phòng Kế toán. Như vậy Doanh nghiệp thiếu mất 400 tờ hóa đơn trong năm. Mỗi hóa đơn trung bình là 1 triệu vậy là có 400 triệu chi phí không có hóa đơn đầu vào. Nếu Phòng Kế toán không "kiếm" đủ số hóa đơn để bù vào thì Doanh nghiệp mất 25% số tiền trên vì phải đóng thuế lợi tức. Ở đây tuy mỗi bạn chỉ "góp" 4 lần thiếu nhưng toàn bộ Công ty đã để lại cho Phòng Kế toán một "gia tài" không lồ cần giải quyết và trong mọi trường hợp chính Doanh nghiệp là nạn nhân trực tiếp của các bạn.

Không thể nói phòng Sales của bạn toàn người "giỏi" khi họ không và không muốn thực hiện nghiêm túc trách nhiệm của mình đối với các Phòng - ban khác và đối với Công ty. Đành rằng không phải lúc nào ta cũng có thể lấy được hóa đơn chứng từ hợp lệ cho mọi chi phí, tuy nhiên ta phải cố gắng hết mức có thể.

Mình nghĩ bạn nên tổ chức một cuộc họp của Phòng Sales và mời Phòng Kế toán tham gia để bàn về vấn đề này. Các bên lắng nghe ý kiến về những khó khăn, thuận lợi của nhau và cùng bàn phương án giải quyết dứt điểm tình trạng trên.

Một tập thể mạnh không thể tồn tại nếu không nằm trong một bộ máy hoàn thiện. Một bộ máy hoàn thiện không thể thiếu sự phối hợp, hợp tác của các nhân tố tạo ra nó.

Thân chào.


Tuyển nhân viên bán hàng, kinh doanh nổi bật